Interné aplikácie a automatizácie
Keď sa údaje strácajú v tabuľkách alebo sa rovnaká práca robí stále dokola, pozriem sa, či sa proces nedá zjednodušiť aplikáciou alebo automatizáciou.
Nie vždy treba veľký systém. Niekedy stačí menší nástroj, ktorý odstráni jeden konkrétny problém.
Keď Excel prestáva stačiť
Tabuľka môže fungovať dobre celé roky. Problém vzniká vtedy, keď jej rozumie iba jeden človek, používa ju viac ľudí naraz alebo sa v nej začnú hromadiť výnimky, rôzne verzie a ručné opravy.
V takom prípade sa môžeme pozrieť, či by nebolo praktickejšie nahradiť časť tabuľky jednoduchou internou aplikáciou.
Nemusí to byť veľký firemný systém — stačí nástroj, v ktorom sú údaje prehľadnejšie, používatelia majú určené prístupy a je jasné, čo sa s jednotlivými záznamami deje.
Keď sa práca zbytočne opakuje
Druhou oblasťou je opakovaná ručná práca — prepisovanie údajov z e-mailov do tabuľky, sťahovanie a premenovávanie dokumentov, kopírovanie objednávok alebo príprava rovnakého reportu každý týždeň.
Najprv si prejdem, ako celý postup funguje dnes:
- koľko času zaberá,
- ako často sa opakuje,
- kde vznikajú chyby,
- aké nástroje sa pri ňom používajú.
Až potom sa dá povedať, či má automatizácia význam. Nie každú dvojminútovú úlohu treba automatizovať. Pri pravidelnej práci, ktorá každý mesiac zaberá niekoľko hodín, už môže jednoduché riešenie priniesť citeľnú úsporu.
Prepojenia a práca s dokumentmi
Niektoré procesy sa dajú zjednodušiť tým, že si dva nástroje začnú posielať údaje automaticky — napríklad formulár a interný prehľad alebo objednávka a účtovný systém.
Možnosti vždy závisia od konkrétnych služieb. Najprv preverím, či ponúkajú potrebné rozhranie, aké údaje sprístupňujú a či je prepojenie primerane spoľahlivé. Až potom potvrdím, čo sa dá pripraviť.
Pri dokumentoch alebo fotografiách môže pomôcť aj AI — napríklad pri čítaní údajov zo štítku či faktúry. Výsledok však závisí od kvality vstupov a požadovanej presnosti, preto je vhodné najprv pripraviť a otestovať menšiu skúšobnú verziu.
V jednom vlastnom prototype som napríklad skúšal načítať sériové číslo priamo z fotografie štítku.
Prehľadné údaje
Informácie na jednom mieste a v jasnej štruktúre, ktorej nemusí rozumieť iba autor pôvodnej tabuľky.
Viac používateľov
Podľa potreby môže mať každý používateľ vlastný prístup a oprávnenia k častiam, ktoré používa.
História zmien
Ak je to pri danom procese potrebné, aplikácia môže ukladať, kto a kedy údaje zmenil.
Automatizácia opakovanej práce
Vybrané opakované kroky sa môžu vykonať automaticky alebo jedným spustením namiesto ručného klikania.
Použitie na mobile
Ak sa údaje zadávajú v teréne, rozhranie sa dá pripraviť aj na pohodlné používanie v telefóne.
Rozsah podľa potreby
Nástroj nemusí obsahovať všetko od začiatku. Najprv môžeme pripraviť základnú verziu a ďalšie funkcie pridávať podľa používania.
Časté otázky
[ 5 ]Čo sa stane s existujúcimi dátami?
Pred začiatkom si pozriem, v akej forme sú uložené a čo z nich bude potrebné preniesť. Pri dobre štruktúrovanej tabuľke môže byť prenos pomerne jednoduchý. Ak obsahuje nejednotné názvy, chýbajúce údaje alebo viacero formátov, môže byť potrebné najprv dáta vyčistiť. Vopred si povieme, čo sa prenesie automaticky a čo bude potrebné upraviť. Pôvodné súbory zostanú zachované ako záloha.
Ako zistíme, či sa to oplatí?
Najprv odhadneme, koľko času súčasný postup zaberá, ako často sa opakuje a aké problémy spôsobuje. Potom môžeme porovnať očakávanú úsporu s rozsahom riešenia. Ak by bol vývoj zbytočne drahý vzhľadom na prínos, poviem ti to otvorene a navrhnem jednoduchšiu možnosť.
Zvládnu nástroj aj ľudia, ktorí nie sú technickí?
Cieľom je, aby bolo používanie čo najjednoduchšie a zodpovedalo tomu, ako ľudia pracujú dnes. Pri odovzdaní si nástroj spoločne prejdeme a pripravím krátky návod. Pri zložitejšom procese môže byť potrebné krátke zaškolenie, no používateľ by nemal rozmýšľať nad technickým pozadím aplikácie.
Dá sa prepojiť každý systém?
Nie vždy. Závisí od toho, či konkrétna služba ponúka API, export údajov alebo inú podporovanú možnosť integrácie. Pred začiatkom možnosti preverím. Ak spoľahlivé prepojenie nebude možné, poviem ti to skôr, než sa projekt začne.
Potrebujeme hneď vlastnú aplikáciu?
Nie vždy. Niekedy postačí upraviť existujúcu tabuľku, nastaviť jednoduchú automatizáciu alebo lepšie prepojiť nástroje, ktoré už používaš. Vlastná aplikácia má význam vtedy, keď jednoduchšie riešenia nestačia alebo začínajú prácu obmedzovať.
Opakuje sa u vás práca, ktorá by mohla ísť jednoduchšie?
Napíš mi, čo dnes robíš ručne a čo by si chcel zjednodušiť. Pozriem sa na postup a poviem ti, či sa ho oplatí riešiť automatizáciou alebo jednoduchou aplikáciou.